Procedura de lucru: Monitorizarea comenzilor și a cantității stocurilor
Scop: Asigurarea unei evidențe clare și actualizate a comenzilor clienților și a nivelului stocurilor, optimizarea procesului de aprovizionare și minimizarea riscului de ruptură de stoc sau de stocuri inactive.
Responsabil: Lucrător comercial (în colaborare cu departamentul de achiziții/logistică, dacă există)
Frecvență: Zilnic, săptămânal (în funcție de volumul comenzilor și dinamica stocurilor)
Etape ale procedurii:
- Înregistrarea și urmărirea comenzilor clienților:
- Înregistrarea promptă: Fiecare comandă primită de la clienți (verbal, online, scris) trebuie înregistrată imediat într-un sistem dedicat (registru de comenzi, software de gestionare a vânzărilor, CRM).
- Verificarea detaliilor: Asigură-te că toate detaliile comenzii sunt complete și corecte (datele clientului, produsele comandate, cantitățile, prețurile, termenul de livrare, adresa de livrare).
- Alocarea stocului (dacă este posibil): Dacă stocul permite, alocă imediat cantitatea comandată din stoc pentru a evita vânzarea aceluiași produs către mai mulți clienți. Notează alocarea în sistem.
- Actualizarea statusului comenzii: Urmărește evoluția fiecărei comenzi (în așteptare, în procesare, pregătită pentru livrare, livrată, anulată). Actualizează statusul în sistem pe măsură ce se schimbă.
- Comunicarea cu clientul: Informează clientul despre statusul comenzii sale (confirmare, eventuale întârzieri, confirmare livrare).
- Monitorizarea nivelului stocurilor:
- Inventarierea inițială: La începutul perioadei de lucru, verifică nivelul stocurilor pentru produsele cheie sau pentru cele cu o dinamică mare.
- Actualizarea stocurilor în timp real: După fiecare vânzare sau recepție de marfă, actualizează imediat cantitatea stocurilor în sistem.
- Utilizarea codurilor de bare/RFID (dacă este cazul): Dacă sistemul permite, utilizează scanere de coduri de bare sau tehnologie RFID pentru a simplifica și eficientiza procesul de actualizare a stocurilor.
- Verificări periodice ale stocurilor fizice: Efectuează verificări fizice ale stocurilor la intervale regulate (zilnic, săptămânal) pentru a te asigura că datele din sistem corespund cu realitatea. Identifică eventualele discrepanțe (lipsuri, surplusuri).
- Identificarea produselor cu stoc scăzut: Monitorizează constant nivelul stocurilor și identifică produsele care se apropie de nivelul minim de stoc stabilit.
- Analiza datelor și generarea de rapoarte:
- Generarea de rapoarte privind comenzile: Generează rapoarte periodice cu privire la comenzile primite (număr total, valoare, produse cele mai vândute, clienți frecvenți).
- Generarea de rapoarte privind nivelul stocurilor: Generează rapoarte periodice cu privire la nivelul stocurilor (stoc actual, stoc minim, stoc maxim, produse cu stoc scăzut, produse cu stoc excedentar).
- Analiza tendințelor: Analizează datele din rapoarte pentru a identifica tendințe în vânzări și în consumul de stocuri.
- Identificarea produselor cu rotație lentă: Identifică produsele care au un nivel ridicat de stoc și o rată de vânzare scăzută.
- Acțiuni pe baza monitorizării:
- Inițierea procesului de reaprovizionare: Atunci când nivelul stocului unui produs atinge sau scade sub nivelul minim stabilit, informează departamentul de achiziții (sau efectuează comanda, dacă este responsabilitatea ta). Furnizează informații precise despre produs, cantitatea necesară și termenul limită.
- Gestionarea stocurilor excedentare: Identifică cauzele stocurilor excedentare (previziuni greșite, cerere scăzută) și propune soluții (promoții, reduceri, returnarea către furnizor, eliminare dacă sunt perisabile sau deteriorate).
- Optimizarea aranjării stocurilor: Asigură-te că stocurile sunt aranjate logic și eficient pentru a facilita accesul și inventarierea.
- Ajustarea nivelurilor de stoc: Pe baza analizei datelor și a tendințelor, ajustează nivelurile minime și maxime de stoc pentru a optimiza costurile și a evita rupturile de stoc.
- Comunicarea internă: Informează echipa de vânzări despre eventualele rupturi de stoc sau întârzieri în livrare.
- Utilizarea instrumentelor și tehnologiei:
- Sisteme de gestionare a stocurilor (WMS): Utilizează un sistem de gestionare a stocurilor dacă este disponibil. Acesta automatizează multe dintre procesele de monitorizare și oferă o vizibilitate mai bună asupra stocurilor.
- Software de gestionare a vânzărilor/CRM: Utilizează software-ul de vânzări sau CRM pentru a înregistra și urmări comenzile clienților.
- Foi de calcul (Excel, Google Sheets): Dacă nu există un sistem dedicat, utilizează foi de calcul pentru a înregistra și monitoriza comenzile și stocurile.
- Aplicații mobile: Dacă este cazul, utilizează aplicații mobile pentru a verifica stocurile sau pentru a înregistra vânzările din teren.
Abilități cheie pentru o monitorizare eficientă:
- Atenție la detalii: Capacitatea de a fi precis și riguros în înregistrarea și urmărirea datelor.
- Organizare: Abilitatea de a gestiona eficient informații multiple și de a menține o evidență clară.
- Cunoștințe de bază de matematică: Capacitatea de a efectua calcule simple și de a analiza date numerice.
- Utilizarea calculatorului și a software-ului: Familiaritate cu instrumentele software relevante (foi de calcul, sisteme de gestionare).
- Comunicare: Abilitatea de a comunica eficient cu colegii și cu departamentul de achiziții/logistică.
- Gândire analitică: Capacitatea de a interpreta datele și de a trage concluzii relevante.
