Procedura de lucru: Întocmirea documentelor de evidență a achizițiilor și vânzărilor
Scop: Asigurarea unei înregistrări precise și complete a tuturor tranzacțiilor de achiziție și vânzare, în conformitate cu reglementările legale și cu politicile interne ale companiei, pentru a facilita analiza financiară, gestionarea stocurilor și raportarea.
Responsabil: Lucrător comercial (pentru documentele primare de vânzare), Asistent administrativ/Contabil (pentru centralizare și documente de achiziție, în funcție de structura companiei)
Frecvență: Pentru vânzări – imediat după finalizarea tranzacției; pentru achiziții – la recepția documentelor de la furnizori; pentru centralizare și raportare – zilnic/săptămânal/lunar, conform necesităților.
- Documente de evidență a vânzărilor:
- Emiterea documentelor justificative:
- Identificarea tipului de document: În funcție de tipul clientului (persoană fizică sau juridică) și de natura tranzacției, se emite documentul corespunzător (bon fiscal, factură fiscală, chitanță, aviz de însoțire a mărfii).
- Completarea corectă și completă: Asigură-te că toate câmpurile obligatorii sunt completate corect și lizibil (datele vânzătorului, datele cumpărătorului, denumirea produselor/serviciilor, cantitatea, prețul unitar, valoarea totală, TVA (dacă este cazul), data emiterii, numărul documentului).
- Utilizarea echipamentelor fiscale (dacă este cazul): Pentru vânzările către persoane fizice, utilizează casa de marcat electronică fiscală conform reglementărilor. Verifică funcționarea corectă a echipamentului și emite bonul fiscal pentru fiecare tranzacție.
- Verificarea datelor clientului (pentru facturi): Solicită și verifică corectitudinea datelor clientului (denumire, adresă, cod fiscal/CIF) înainte de emiterea facturii.
- Aplicarea corectă a prețurilor și a reducerilor: Asigură-te că prețurile facturate corespund cu cele stabilite și că reducerile sau promoțiile sunt aplicate corect.
- Emiterea în număr de exemplare: Emite documentul în numărul de exemplare necesar (de obicei, un exemplar pentru client și unul pentru evidența internă).
- Predarea documentului către client: Înmânează clientului originalul documentului justificativ.
- Înregistrarea vânzărilor:
- Centralizarea zilnică a vânzărilor (pentru bonurile fiscale): La sfârșitul zilei, efectuează raportul Z din casa de marcat și centralizează valoarea totală a vânzărilor în registrul de casă sau în sistemul informatic.
- Introducerea facturilor în sistemul informatic: Înregistrează detaliile fiecărei facturi emise în sistemul de gestionare a vânzărilor sau în programul de contabilitate.
- Arhivarea documentelor: Păstrează o copie a tuturor documentelor de vânzare emise (bonuri fiscale, facturi, chitanțe, avize) într-o manieră organizată și securizată, conform termenelor legale de arhivare.
- Documente de evidență a achizițiilor:
- Recepționarea și verificarea documentelor de achiziție:
- Primirea facturilor de la furnizori: Colectează toate facturile, avizele de însoțire a mărfii și alte documente justificative primite de la furnizori.
- Verificarea conformității: Verifică dacă documentele primite sunt complete, corecte și conforme cu comanda efectuată (datele furnizorului, datele companiei, denumirea produselor/serviciilor, cantitatea, prețul unitar, valoarea totală, TVA (dacă este cazul), data emiterii, numărul documentului).
- Verificarea stării mărfii (dacă este cazul): La recepția mărfii, verifică integritatea și conformitatea produselor cu avizul de însoțire și cu factura. Semnalează eventualele discrepanțe sau deteriorări.
- Înregistrarea achizițiilor:
- Introducerea facturilor în sistemul informatic: Înregistrează detaliile fiecărei facturi de achiziție în sistemul de contabilitate sau în modulul de achiziții al sistemului ERP.
- Asocierea cu documentele de recepție: Dacă există aviz de însoțire sau proces-verbal de recepție, asociază-le cu factura corespunzătoare în sistemul de evidență.
- Verificarea și înregistrarea plății (dacă este cazul): După efectuarea plății către furnizor, înregistrează detaliile plății în sistem (data plății, modalitatea de plată, numărul documentului de plată).
- Evidența stocurilor (legătura cu achizițiile):
- Actualizarea stocului la recepția mărfii: La primirea mărfii, actualizează cantitatea stocului în sistemul de gestionare a stocurilor pe baza documentelor de achiziție.
- Corelarea facturilor de achiziție cu intrările de stoc: Asigură-te că există o legătură clară între facturile de achiziție și intrările de stoc în sistem.
- Arhivarea documentelor de achiziție:
- Organizarea documentelor: Păstrează toate documentele de achiziție (facturi, avize, contracte) într-o manieră organizată, pe furnizori și pe perioade, conform termenelor legale de arhivare.
- Utilizarea instrumentelor și tehnologiei:
- Software de facturare: Utilizează un program de facturare electronică pentru a emite facturi rapid, corect și pentru a le gestiona eficient.
- Sisteme de gestionare a vânzărilor (POS): Utilizează sisteme POS (Point of Sale) care integrează vânzarea, emiterea bonurilor fiscale și actualizarea stocurilor.
- Software de contabilitate: Utilizează un program de contabilitate pentru a înregistra și gestiona facturile de achiziție și vânzare, pentru a genera rapoarte financiare și pentru a respecta obligațiile fiscale.
- Sisteme ERP (Enterprise Resource Planning): Dacă este cazul, utilizează un sistem ERP care integrează toate procesele de afaceri, inclusiv vânzările, achizițiile și contabilitatea.
- Foi de calcul (Excel, Google Sheets): Pentru afaceri mai mici sau pentru evidențe suplimentare, se pot utiliza foi de calcul, dar se recomandă utilizarea de software specializat pentru o mai mare eficiență și acuratețe.
- Verificări și reconcilieri:
- Verificarea zilnică a rapoartelor Z cu încasările: Asigură-te că suma totală din raportul Z corespunde cu încasările efective din ziua respectivă.
- Reconcilierea periodică a facturilor emise cu încasările în cont: Verifică dacă toate facturile emise au fost încasate și urmărește facturile restante.
- Reconcilierea periodică a facturilor de achiziție cu plățile efectuate: Verifică dacă toate facturile de achiziție au fost plătite și urmărește scadențele.
- Verificarea periodică a stocurilor fizice cu evidența contabilă: Efectuează inventare fizice periodice și compară rezultatele cu soldurile din sistemul de gestionare a stocurilor și din contabilitate. Identifică și investighează eventualele discrepanțe.
- Respectarea reglementărilor legale:
- Cunoașterea legislației fiscale: Familiarizează-te cu reglementările fiscale privind facturarea, înregistrarea vânzărilor și achizițiilor, TVA și arhivarea documentelor.
- Utilizarea formularelor standardizate: Asigură-te că utilizezi formularele standardizate pentru facturi, avize etc., conform legislației în vigoare.
- Respectarea termenelor de arhivare: Păstrează documentele justificative pentru perioadele stabilite de lege.
Abilități cheie pentru întocmirea documentelor de evidență:
- Atenție la detalii: Precizie și acuratețe în completarea documentelor.
- Cunoștințe de bază de contabilitate: Înțelegerea termenilor contabili și a fluxului documentelor.
- Utilizarea calculatorului și a software-ului: Familiaritate cu programele de facturare și contabilitate.
- Organizare: Capacitatea de a gestiona și arhiva eficient un volum mare de documente.
- Cunoașterea legislației relevante: Familiaritate cu reglementările fiscale.
- Responsabilitate: Asigurarea integrității și corectitudinii informațiilor înregistrate.
