Procedura de lucru: Ambalarea și livrarea produselor

Scop: Pregătirea corectă a produselor pentru transport, protejându-le împotriva deteriorării, și asigurarea livrării eficiente și în timp util către clienți, respectând standardele de calitate și cerințele specifice.

Responsabil: Lucrător comercial, Personal de depozit, Personal de ambalare, Personal de livrare (sau colaboratori externi pentru livrare)

Frecvență: Ori de câte ori o comandă este pregătită pentru livrare.

1. Ambalarea produselor:
2. Pregătirea comenzii:

• Verificarea comenzii: Asigură-te că ai toate produsele corecte conform comenzii clientului (cantitate, model, specificații).
• Inspectarea produselor: Verifică produsele pentru eventuale defecte sau deteriorări înainte de ambalare. Nu ambala produse deteriorate.

2. Selectarea materialelor de ambalare:

• Alegerea cutiei/plicului potrivit: Selectează o cutie sau un plic de dimensiunea adecvată pentru produsele comandate, lăsând spațiu suficient pentru materialele de protecție.
• Utilizarea materialelor de protecție adecvate:
  • Folie cu bule: Pentru produsele fragile sau sensibile la șocuri.
  • Polistiren expandat (chips-uri, plăci): Pentru umplerea spațiilor goale și amortizarea șocurilor.
  • Hârtie de ambalat (kraft, creponată): Pentru înfășurarea produselor și umplerea spațiilor.
  • Bandă adezivă rezistentă: Pentru sigilarea sigură a cutiilor și plicurilor.
  • Folii stretch: Pentru fixarea produselor pe paleți (pentru transporturi mai mari).
  • Protecții de colț: Pentru protejarea colțurilor produselor fragile sau a cutiilor.
• Asigurarea etichetelor de avertizare (dacă este cazul): Utilizează etichete „Fragil”, „A nu se răsturna”, „Sensibil la umiditate” etc., atunci când este necesar.

3. Procesul de ambalare:

• Înfășurarea individuală a produselor fragile: Înfășoară fiecare produs fragil în folie cu bule sau hârtie de ambalat.
• Poziționarea produselor în cutie: Așază produsele în cutie astfel încât să nu se lovească între ele în timpul transportului.
• Umplerea spațiilor goale: Utilizează polistiren, hârtie sau alte materiale pentru a umple spațiile goale din cutie și pentru a împiedica mișcarea produselor.
• Asigurarea produselor grele: Pentru produsele grele, asigură-te că cutia este suficient de rezistentă și că produsele sunt fixate pentru a nu deteriora ambalajul.
• Sigilarea cutiei/plicului: Sigilează bine cutia sau plicul cu bandă adezivă rezistentă, acoperind toate marginile și colțurile.
• Aplicarea etichetei de livrare: Aplică eticheta de livrare clar și vizibil pe exteriorul ambalajului, asigurându-te că informațiile (numele și adresa destinatarului, numele și adresa expeditorului, codul de bare pentru urmărire) sunt corecte și lizibile.
• Adăugarea documentelor (dacă este cazul): Include în colet factura, avizul de însoțire a mărfii sau alte documente solicitate.

1. Pregătirea pentru livrare:
2. Sortarea și gruparea coletelor:

• Sortarea pe destinații/curieri: Sortează coletele în funcție de destinație sau de curierul care va efectua livrarea.
• Gruparea coletelor (dacă este cazul): Grupează coletele pentru aceeași destinație sau pentru același curier pentru a facilita procesul de încărcare.

2. Verificarea informațiilor de livrare:

• Confirmarea adreselor: Verifică încă o dată corectitudinea adreselor de livrare.
• Verificarea instrucțiunilor speciale: Asigură-te că ai luat notă de eventualele instrucțiuni speciale de livrare (de exemplu, livrare la o anumită oră, contact telefonic înainte de livrare).

3. Pregătirea documentelor de livrare:

• Generarea manifestului de livrare: Generează manifestul de livrare pentru fiecare curier sau pentru transportul propriu.
• Asigurarea copiilor necesare: Păstrează copii ale manifestului de livrare și ale etichetelor de urmărire.

1. Livrarea produselor:
2. Predarea către curier (dacă este cazul):

• Verificarea numărului de colete: Numără coletele predate curierului și asigură-te că numărul corespunde cu manifestul de livrare.
• Obținerea confirmării de primire: Solicită curierului să semneze manifestul de livrare ca dovadă a primirii coletelor.

2. Livrarea cu personal propriu (dacă este cazul):

• Planificarea rutelor de livrare: Optimizează rutele de livrare pentru a fi cât mai eficiente din punct de vedere al timpului și al costurilor.
• Verificarea coletelor înainte de încărcare: Asigură-te că ai toate coletele corecte pentru ruta respectivă.
• Contactarea clienților (dacă este necesar): Contactează clienții înainte de livrare pentru a stabili ora exactă sau pentru a confirma adresa.
• Livrarea la adresă: Livrează coletele la adresa specificată de client.
• Obținerea semnăturii de primire: Solicită clientului să semneze de primire a coletului.
• Gestionarea eventualelor probleme: Fii pregătit să gestionezi eventualele probleme care pot apărea în timpul livrării (client absent, adresă greșită).

1. Urmărirea livrărilor:

• Monitorizarea statusului livrărilor: Utilizează sistemele de urmărire ale curierilor sau propriile sisteme pentru a monitoriza statusul livrărilor.
• Informarea clienților: Dacă apar întârzieri sau probleme, informează clienții în timp util.
• Gestionarea coletelor pierdute sau deteriorate: Urmează procedurile stabilite pentru gestionarea coletelor pierdute sau deteriorate.

1. Documentarea procesului:

• Înregistrarea detaliilor livrării: Înregistrează detaliile livrării în sistem (data livrării, curierul, numărul de urmărire, statusul livrării).
• Arhivarea documentelor: Păstrează copii ale manifestelor de livrare și ale dovezilor de primire.

Abilități cheie pentru ambalare și livrare:

• Atenție la detalii: Asigurarea corectitudinii comenzii și a informațiilor de livrare.
• Organizare: Capacitatea de a gestiona eficient mai multe colete și rute de livrare.
• Responsabilitate: Asigurarea integrității produselor pe timpul transportului.
• Comunicare: Abilitatea de a comunica eficient cu clienții și cu curierii.
• Orientare spre client: Asigurarea unei experiențe pozitive de livrare.
• Cunoașterea procedurilor de ambalare: Utilizarea corectă a materialelor de ambalare.
• Gestionarea timpului: Respectarea termenelor de livrare.