Procedura de lucru: Întocmirea documentelor de evidență a achizițiilor și vânzărilor

Scop: Dezvoltarea și menținerea unor relații de colaborare eficiente și reciproc avantajoase cu furnizorii, bazate pe comunicare deschisă, respect, încredere și beneficii comune, pentru a asigura un lanț de aprovizionare stabil și performant.

Responsabil: Lucrător comercial (pentru interacțiuni operative), Manager de achiziții/Departament de achiziții (pentru aspecte contractuale și strategice)

Frecvență: Continuă (la fiecare interacțiune), periodic (săptămânal/lunar – pentru follow-up și verificări), anual/bianual (pentru revizuiri de contracte și evaluări ale performanței).

Etape ale procedurii:

1. Comunicarea eficientă și regulată:

• Stabilirea canalelor de comunicare: Identifică cele mai eficiente canale de comunicare cu fiecare furnizor (telefon, e-mail, platforme online dedicate, întâlniri față în față).
• Menținerea contactului activ: Nu aștepta să apară probleme pentru a comunica. Inițiază contacte periodice pentru a te interesa de activitatea lor, pentru a discuta despre performanța curentă și pentru a anticipa eventuale probleme.
• Răspuns prompt și profesionist: Răspunde rapid și profesionist la solicitările, întrebările și preocupările furnizorilor.
• Claritate și concizie: Comunică clar și concis informațiile, evitând ambiguitățile.
• Ascultare activă: Acordă atenție punctelor de vedere ale furnizorilor și ia în considerare sugestiile lor.
• Feedback constructiv: Oferă feedback onest și constructiv despre performanța lor (atât pozitiv, cât și negativ), într-un mod respectuos.
• Informarea proactivă: Informează furnizorii cu privire la schimbările din cadrul companiei tale care ar putea afecta relația (de exemplu, modificări ale volumului comenzilor, schimbări de strategie).

2. Respectarea angajamentelor contractuale:

• Cunoașterea detaliată a contractelor: Asigură-te că înțelegi pe deplin termenii și condițiile contractuale agreate cu fiecare furnizor (prețuri, termene de plată, cantități, termene de livrare, standarde de calitate).
• Respectarea termenelor de plată: Efectuează plățile la timp, conform termenelor stabilite în contract. Comunică din timp eventualele dificultăți de plată și caută soluții împreună.
• Respectarea volumului comenzilor (în măsura posibilităților): Încearcă să respecți volumele de comandă previzionate și comunică din timp eventualele modificări semnificative.
• Asigurarea calității recepției: Efectuează recepția mărfii conform procedurilor stabilite și comunică prompt eventualele neconformități sau probleme de calitate.

3. Construirea încrederii și a respectului reciproc:

• Transparență: Fii transparent în comunicare și în acțiuni.
• Onestitate: Menține o atitudine onestă și etică în toate interacțiunile.
• Profesionalism: Manifestă profesionalism în toate aspectele relației.
• Recunoașterea eforturilor: Apreciază și recunoaște eforturile și performanța bună a furnizorilor.
• Găsirea de soluții win-win: Abordează problemele cu intenția de a găsi soluții care să fie benefice pentru ambele părți.

4. Evaluarea periodică a performanței furnizorilor:

• Stabilirea criteriilor de evaluare: Definește clar criteriile pe baza cărora vei evalua performanța furnizorilor (calitate, preț, termene de livrare, flexibilitate, comunicare, service post-vânzare).
• Colectarea datelor: Monitorizează și colectează date relevante pentru evaluare (istoricul comenzilor, termenele de livrare respectate, numărul de neconformități, timpul de răspuns la solicitări).
• Realizarea evaluării: Efectuează evaluări periodice ale performanței fiecărui furnizor.
• Discutarea rezultatelor: Comunică rezultatele evaluării furnizorilor, atât aspectele pozitive, cât și cele care necesită îmbunătățiri. Stabilește împreună planuri de acțiune pentru îmbunătățire.

5. Vizite și întâlniri (dacă este cazul):

• Programarea de vizite la sediul furnizorului: Dacă este relevant, programează vizite la sediul furnizorului pentru a înțelege mai bine operațiunile lor, pentru a consolida relația și pentru a discuta despre oportunități de colaborare.
• Organizarea de întâlniri periodice: Organizează întâlniri periodice (online sau față în față) pentru a discuta aspecte importante, pentru a revizui performanța și pentru a planifica activități viitoare.

6. Gestionarea conflictelor:

• Abordarea promptă a problemelor: Rezolvă prompt orice problemă sau conflict care apare în relația cu furnizorul.
• Comunicare deschisă și calmă: Abordează discuțiile cu calm și deschidere, încercând să înțelegi perspectiva furnizorului.
• Concentrarea pe găsirea de soluții: Concentrează-te pe identificarea unor soluții care să fie acceptabile pentru ambele părți.
• Documentarea problemelor: Înregistrează detaliile oricărui conflict și soluțiile găsite.

7. Explorarea de noi oportunități de colaborare:

• Discuții despre inovații și noi produse/servicii: Interesează-te de noutățile din oferta furnizorului și explorează posibilitățile de a introduce produse/servicii noi în oferta ta.
• Identificarea de oportunități de optimizare a costurilor: Discută cu furnizorii despre posibilitățile de a reduce costurile prin optimizarea proceselor sau prin obținerea unor condiții comerciale mai avantajoase.
• Colaborarea în proiecte comune: Dacă este cazul, explorează posibilitățile de a colabora în proiecte comune care să aducă beneficii ambelor părți.

Abilități cheie pentru menținerea relațiilor cu furnizorii:

• Comunicare interpersonală excelentă: Abilitatea de a comunica eficient și de a construi relații pozitive.
• Negociere: Capacitatea de a negocia termeni și condiții avantajoase, menținând o relație bună.
• Empatie: Abilitatea de a înțelege perspectiva furnizorului.
• Rezolvare de probleme: Capacitatea de a identifica și de a rezolva eficient problemele care apar.
• Organizare: Abilitatea de a gestiona informații multiple și de a respecta termenele.
• Orientare spre parteneriat: Abordarea relației cu furnizorul ca pe un parteneriat pe termen lung.